Auditoría Auditoría de subvenciones
Asegi Auditores revisa las cuentas justificativas de gastos y los estados financieros que exigen las convocatorias de ayudas del Gobierno Vasco, de las Diputaciones Forales de Bizkaia, Gipuzkoa y Araba, del Gobierno de Navarra y de los programas estatales y europeos, con especialización en proyectos de I+D+i. El informe lo firma un auditor inscrito en el ROAC.
Qué incluye
- Informe de revisión de la cuenta justificativa conforme a las bases de la convocatoria
- Verificación de la elegibilidad de cada partida de gasto antes de presentarla al organismo
- Conciliación entre los gastos imputados al proyecto y los registros contables de la empresa
- Revisión de la imputación de horas de personal y del reparto de costes indirectos
- Recomendaciones de control interno para separar el gasto subvencionado desde el primer día
- Calendario de trabajo ajustado al plazo de justificación de cada convocatoria
Conseguir la subvención es la mitad del trabajo. La otra mitad es justificarla: acreditar ante el organismo que la concedió que cada euro imputado al proyecto es real, elegible y está respaldado por la contabilidad. Muchas convocatorias exigen que esa justificación venga acompañada del informe de un auditor inscrito en el ROAC.
Cuentas justificativas con informe de auditor
Revisamos la cuenta justificativa de gastos y los demás estados financieros exigidos por los distintos programas de ayudas y organismos públicos: Gobierno Vasco, Diputaciones Forales de Bizkaia, Gipuzkoa y Araba, Gobierno de Navarra y convocatorias estatales y europeas. El alcance no lo fijamos nosotros: lo fijan las bases reguladoras de cada convocatoria, y a ellas se ajustan el procedimiento aplicado y el modelo de informe que se emite.
Proyectos de I+D+i
Los proyectos de I+D+i concentran la mayor parte de los reparos. El personal se imputa por horas, los costes indirectos se reparten con un criterio que hay que poder defender y el gasto del proyecto debe poder aislarse del resto de la contabilidad. Revisamos la imputación de horas, el reparto de costes indirectos, la elegibilidad de amortizaciones, colaboraciones externas y material fungible, y la trazabilidad entre la memoria técnica presentada y los apuntes contables que la respaldan.
El riesgo real es el reintegro
Una justificación defectuosa no se salda con un simple requerimiento. El organismo gestor puede exigir la devolución total o parcial de la subvención más los intereses de demora, y hacerlo bastante después del cobro. Por eso conviene intervenir antes: si el sistema de control interno separa desde el primer día los gastos del proyecto, la justificación deja de ser una reconstrucción a posteriori hecha contra reloj.
Antes de justificar, durante el proyecto
Ayudamos a diseñar el circuito de registro del gasto subvencionado —centros de coste, partes de horas, archivo documental de facturas y contratos— para que, al llegar el plazo de justificación, la información ya exista y esté ordenada. También le advertimos de un efecto que sorprende a muchas empresas: recibir subvenciones públicas por encima de determinados importes obliga a auditar las cuentas anuales, aunque la sociedad no alcance los umbrales generales de auditoría obligatoria.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo exige un organismo público un informe de auditor sobre la subvención?
- Lo determinan las bases reguladoras de cada convocatoria. Es frecuente que, a partir de determinado importe de ayuda, se imponga la modalidad de cuenta justificativa con informe de auditor inscrito en el ROAC.
- ¿Qué pasa si no justifico bien la subvención?
- El organismo gestor puede exigir la devolución total o parcial de la subvención, más los intereses de demora. El requerimiento puede llegar bastante después de haber cobrado la ayuda.
- ¿Cómo demuestro que un proyecto es I+D+i?
- Mediante un informe técnico detallado, documentación contable que separe los gastos del proyecto del resto de la actividad y, en proyectos importantes, un informe motivado de un organismo certificador competente.
- ¿Recibir subvenciones puede obligarme a auditar las cuentas anuales?
- Sí. Las empresas que reciben subvenciones públicas por encima de ciertos importes quedan obligadas a auditar sus cuentas anuales, aunque no alcancen los umbrales generales de activo, cifra de negocios y plantilla.